Apa itu Pengurusan Isu?
Pengurusan Masalah adalah proses untuk menyedarkan orang lain mengenai masalah tersebut dan kemudian menyelesaikannya secepat mungkin
Untuk memahami perkara ini, lakukan latihan berikut -
Terdapat beberapa masalah khas dalam projek ini
Strategi
- Projek ini tidak mencukupi
- Kekurangan sokongan pengurusan untuk projek ini
- Komunikasi projek tidak berkesan
- Proses pengurusan projek tidak mengikut standard
Definisi
- Sasaran projek yang salah
- Skop Projek tidak ditentukan dengan betul
- Keperluan projek yang tidak jelas
Sumber Manusia
- Pasukan projek tidak mempunyai kemahiran untuk menyelesaikan projek
- Pasukan projek terlalu besar atau terlalu kecil & oleh itu sukar dikendalikan
- Pasukan projek kurang teratur. Mereka tidak mahu bekerja sebagai satu Pasukan
- Kekurangan ahli yang mahir kerana pengambilan cuti atau peletakan jawatan.
Jadual
- Jadual projek terlalu ketat. Anda tidak mempunyai cukup tenaga untuk memenuhi tarikh akhir.
- Projek ini memerlukan beberapa input seperti bahan ujian, alat perisian dll ... tetapi terdapat kelewatan penyampaian.
Mengapa Masalah berlaku?
Terdapat banyak sebab yang menimbulkan masalah. Sebilangan besar sebab mempunyai kesalahan manusia sebagai penyebabnya. Pengurus Ujian, yang memimpin projek harus bertanggungjawab sepenuhnya atas kegagalan projek tersebut.
Berikut adalah beberapa kesilapan biasa yang menimbulkan masalah
Memadankan sumber dengan projek yang salah
Guru99 Bank adalah projek yang kompleks dan besar. Anda memerlukan banyak kakitangan dengan kemahiran menguji . Tetapi anda memilih sumber dengan kemahiran pembangunan. Apa masalahnya?
Masalah berikut mungkin berlaku
- Banyak masa akan disia-siakan kerana pembangun bukan penguji terlatih & perlu belajar ujian. Tarikh akhir mungkin dilewatkan.
- Kualiti Ujian mungkin menderita.
Pemadanan sumber dengan projek adalah faktor terpenting dalam pengurusan projek dan dilihat sebagai tahap kritikal untuk kejayaan projek. Memadankan sumber dengan projek harus memastikan kemahiran sumber dapat mencapai jangkaan projek.
Kekurangan kemahiran pengurusan Pengurus Projek
Anda ditugaskan sebagai Pengurus Uji projek Guru99 Bank. Ini adalah berita baik, tetapi anda tidak pernah menguruskan projek sebelum ini. Anda tidak mempunyai pengalaman dalam menguruskan projek, ini boleh menyebabkan masalah besar.
Mengendalikan projek adalah sukar dan lebih sukar lagi sekiranya pengurus projek tidak mempunyai pengalaman untuk menguruskan projek dengan baik. Pengalaman menjalankan mesyuarat status projek, mengurus risiko dan berurusan dengan pihak berkepentingan projek sangat penting untuk kejayaan pembangunan dan pelaksanaan sesuatu projek.
Jadual projek
Jadual yang terlalu ketat atau longgar adalah salah satu sebab yang menyebabkan kemajuan projek ditangguhkan atau dibanjiri. Keadaan ini boleh timbul sekiranya pengurus projek menetapkan jadual waktu yang tidak realistik terhadap tugas-tugas projek.
Meremehkan
Ketahui siapa dan apa yang boleh anda lakukan. Kesalahan besar yang dilakukan Pengurus Ujian adalah bahawa dia menganggap mudah untuk menyelesaikan sesuatu projek. Anda harus bersikap realistik dalam pemikiran anda dan memastikan anda tidak memandang rendah keperluan anda dari awal.
Mengabaikan masalah kecil
Beberapa masalah kecil pada masa ini boleh menjadi lebih teruk di masa depan. Lihat contoh berikut:
Mengabaikan masalah hanya memperburuk masalah, jadi disarankan untuk memberi ruang kepada masalah ini dan mengembangkan penyelesaian praktikal, walaupun masalah ini kecil.
Tidak mengikuti prosesnya
Pengurusan Ujian adalah proses besar yang perlu dipatuhi oleh Pengurus. Tidak mengikuti proses bermaksud anda melanggar peraturan.
Memiliki proses yang berlaku akan memberi anda struktur dan organisasi dan mengurangkan kemungkinan projek mengalami risiko
Tidak Mendengar orang lain
Anda adalah Pengurus Uji projek; anda mempunyai kedudukan tertinggi dalam Pasukan projek. Tetapi anda tidak boleh melakukan apa-apa sahaja; anda memerlukan Pasukan projek anda.
Ahli pasukan mungkin yang paling menyedari akan cabaran atau masalah yang timbul dalam sesuatu projek sepanjang hari mereka bekerja. Sekiranya Pengurus Ujian tidak mendengar nasihat ahli dan tidak menggalakkan pasukan projeknya membuat cadangan, dia akhirnya akan gagal dengan projek tersebut.
Pendekatan Pengurusan Isu
Mari mulakan topik dengan senario berikut
Dalam projek Guru99 Bank, untuk membuat Uji Rancangan, anda harus menganalisis dan menjelaskan keperluan pelanggan. Inilah senario
Dalam kes ini, satu masalah berlaku. Ia datang dari pelanggan. Dalam lima hari, dia mengubah syarat sebanyak 3 kali. Pelanggan yang salah boleh menjadi kerumitan besar kerana dia tidak tahu apa kehendaknya, sehingga tahap tertentu selesai.
Topik ini akan menunjukkan panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Rekodkan
Pada suatu ketika semasa projek, risiko, yang anda kenal pasti dalam langkah-langkah merancang, akan menjadi kenyataan dan anda mempunyai masalah. Anda harus merakam sebarang peristiwa atau masalah yang berlaku dan mengancam kejayaan projek anda
Dalam banyak projek, permasalahan mungkin timbul pada awal projek. Oleh itu, adalah idea yang bijak untuk mengesan dan membincangkan masalah semasa memulakan projek .
Apabila masalah dikenal pasti, anda harus melakukan tindakan berikut:
Catat masalah projek
Salah satu alat terbaik untuk merakam masalah projek adalah log isu . Log masalah akan membantu anda untuk fokus mencari jalan keluar untuk masalah.
Anda boleh membuat log masalah sendiri atau menggunakan templat log masalah dalam artikel ini sebagai rujukan.
Tetapkan tahap keutamaan
Jangan lupa keutamaan isu, anda selalu menetapkan tahap keutamaan kepada sesuatu masalah. Terdapat tiga keutamaan isu yang biasa digunakan
Keutamaan apa yang akan anda tetapkan untuk masalah yang disebutkan dalam topik di atas? Apa Keutamaan yang akan anda tetapkan untuk masalah yang disebutkan di atas (Kerugian Mengubah Keperluan Pelanggan)?A) KritikalB) Mejar
C) Betul
Tidak Benar
Jika pelanggan tidak memperbaiki syarat, TestManager tidak dapat membuat anggaran dan membuat rancangannya. Projek tidak dapat diteruskan.
Ini masalah kritikal dan perlu segera diselesaikan
Berikan pemiliknya kepada masalah
Berikan isu projek kepada orang yang paling sesuai untuk menanganinya. Orang itu adalah seseorang di dalam atau di luar pasukan projek. Namun, jika anda memberikannya seseorang di luar pasukan memastikan mereka tahu apa yang mereka hadapi!
Untuk keperluan perubahan Pelanggan kami di atas, anda boleh memilih orang yang mempunyai kemahiran komunikasi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dia akan bekerja sebagai jurutera jambatan untuk berunding dengan pelanggan, meminta mereka untuk memperbaiki syarat, untuk meneruskan projek.
Jejaki status masalah
Setelah menetapkan pemilik untuk masalah ini, anda harus memeriksa log masalah dan mengemas kini status masalah secara berkala. Angka berikut menunjukkan jenis risiko
Lapor
Mendokumentasikan isu-isu penting projek dalam laporan kemajuan biasa (sorotan) anda dan memajukan isu keutamaan tinggi ke papan projek-komunikasi adalah kunci.
Pengurus projek pakar sangat bergantung pada laporan status isu projek, terutamanya jika projek itu besar dan mempunyai banyak pihak yang berkepentingan.
Untuk membantu anda membuat laporan anda sendiri, anda dapat menggunakan atau menggunakan Laporan Templat Masalah Projek dalam artikel ini.
Kawal Masalah Projek
Pengurus Projek bertanggungjawab untuk mengawal permasalahan projek dan harus mempertimbangkan aktiviti berikut dengan teliti
- Mengakui orang-orang yang dapat memberi kesan dalam menyelesaikan masalah ini.
- Hentikan semua aktiviti yang berkaitan dengan masalah dan sebelum menyelesaikannya terlebih dahulu. Anda adalah pengurus projek dan mengawal keadaan, jangan tergesa-gesa projek melainkan anda menyelesaikan masalah.
- Sekarang berfikir dengan bersungguh-sungguh untuk mengikuti soalan untuk setiap isu dalam log
- Buat senarai kemungkinan tindakan atau pilihan yang dapat menawarkan kejayaan yang anda cari. Kemudian sempitkan senarai anda dan pilih pilihan yang kemungkinan besar dapat menyelesaikan masalah tersebut.
Tidak betul Betul
Dalam elemen interaktif di atas, anda boleh menggunakan tindakan apa pun untuk menyelesaikan masalah seperti A, B atau C. Tetapi dalam beberapa kes, hanya menggunakan satu pilihan yang mungkin tidak mencukupi untuk menyelesaikan masalah sepenuhnya. Cara terbaik adalah menggabungkan semua pilihan.
Sebagai contoh, jika anda memilih pilihan A "Adakan pertemuan dengan pelanggan untuk menjelaskan dan menetapkan syarat secepat mungkin". Apa yang akan anda lakukan sekiranya anda dan pelanggan anda tidak dapat membuat syarat akhir setelah pertemuan tersebut? Anda perlu mendapatkan lebih banyak sokongan dari peringkat yang lebih tinggi untuk berunding dengan pelanggan (Pilihan B). Sekiranya pelanggan tidak profesional, mereka bahkan tidak mengetahui dengan tepat keperluan mereka. Sekiranya demikian, anda harus mengemukakan idea baru kepada pelanggan mengenai keperluan produk.