Apakah Kitaran Hidup Projek?
Project Life Cycle adalah rangkaian aktiviti yang penting untuk mencapai objektif atau sasaran projek. Projek mungkin mempunyai dimensi dan tahap kesulitan yang berbeza, tetapi, apa pun ukurannya: besar atau kecil, mungkin semua projek dapat dipetakan dengan struktur siklus hidup yang diberikan. Kitaran hidup untuk projek ini merangkumi empat fasa-
- Fasa Permulaan
- Fasa Perancangan
- Fasa Pelaksanaan
- Fasa Pemantauan, Pengendalian & Penutupan
Kami akan melihat Fasa Permulaan terlebih dahulu
Peringkat Permulaan Projek
Fasa permulaan menentukan proses yang diperlukan untuk memulakan projek baru. Tujuan fasa permulaan projek adalah untuk menentukan apa yang harus dicapai oleh projek.
Fasa ini terdiri daripada dua aktiviti utama
- Membangunkan Piagam Projek dan
- Kenalpasti Pihak Berkepentingan
Semua maklumat yang berkaitan dengan projek dimasukkan dalam Daftar Piagam Projek dan Stakeholder. Apabila piagam projek diluluskan, projek tersebut akan diberi kuasa secara rasmi.
Piagam Projek
Piagam Projek mentakrifkan elemen utama projek
- Matlamat projek
- Kekangan projek dan pernyataan Masalah
- Tugaskan pengurus projek
- Senarai pemegang kepentingan
- Jadual dan anggaran peringkat tinggi
- Tonggak pencapaian
- Kelulusan
Dokumen ini membolehkan pengurus projek menggunakan sumber organisasi untuk kepentingan projek. Untuk membuat piagam projek, input yang diperlukan adalah faktor persekitaran perusahaan, kes perniagaan, perjanjian, pernyataan projek kerja dan proses proses organisasi.
Mengenal pasti Pihak Berkepentingan
Pemangku kepentingan dapat mempengaruhi kejayaan dan kegagalan projek. Untuk mencatat maklumat mengenai pihak berkepentingan, digunakan Stakeholder Register.
Daftar pemegang kepentingan akan mempunyai maklumat seperti
- Jenis pihak berkepentingan
- Harapan pihak berkepentingan
- Peranan dalam Projek (Penganalisis Perniagaan, arkitek teknologi, Pelanggan Klien)
- Jawatan (Pengarah, Ketua Perniagaan, dll.)
- Jenis Komunikasi (Mingguan / Bulanan)
- Pengaruh pada projek (Separa / Menyokong / Berpengaruh)
Aktiviti lain yang terlibat dalam memulakan kumpulan proses adalah:
- Menugaskan pengurus projek
- Menentukan keperluan, harapan dan keperluan tahap tinggi pihak berkepentingan
- Tentukan kriteria kejayaan projek
- Kenal pasti belanjawan tertentu untuk peringkat tertentu
- Pastikan projek itu selaras dengan matlamat strategik organisasi
Daftar pemegang kepentingan dan piagam projek digunakan sebagai input kepada kumpulan pembangunan lain seperti kumpulan proses perancangan.
Peringkat Perancangan Projek
Fasa Perancangan Projek merangkumi sekitar 50% keseluruhan proses. Fasa perancangan menentukan skop projek dan juga objektif projek. Ia dimulakan dengan keluaran fasa permulaan (piagam, pernyataan skop awal, dan pengurus projek). Hasil dari fasa perancangan berfungsi sebagai input untuk fasa pelaksanaan.
Aspek penting dalam proses perancangan adalah
- Fasa perancangan tidak boleh dilaksanakan sebelum perancangan awal anda selesai
- Sehingga proses pelaksanaan tidak bermula, anda tidak boleh berhenti menyemak semula rancangan
Buat Struktur Pecahan Kerja (WBS)
Untuk sebarang projek yang berjaya, WBS (Work Breakdown Structure) adalah penting. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat WBS.
- Lakukan percambahan fikiran untuk menyenaraikan semua tugas
- Libatkan seluruh pasukan anda untuk sumbang saran
- Tuliskan struktur struktur tugas yang juga dikenali sebagai WBS (struktur pecahan kerja)
- Selanjutnya pecahkan WBS teratas anda ke dalam kumpulan aktiviti hierarki, misalnya, kategori, subkategori, dll. Contohnya perkakasan, perisian, pelatih, pasukan pengurusan, dll.
- Tentukan cara merakam item ke WBS anda
- Tanya orang lain - boleh jadi pakar, kakitangan berpengalaman, dll.
- Perincian - seberapa terperinci tugas anda yang harus anda miliki? Menganggarkan kos dan masa untuk butiran yang lebih tinggi adalah sukar sedangkan untuk butiran yang lebih rendah akan disekat dengan maklumat yang terlalu terperinci
- Butiran harus berada pada tahap yang betul tidak terlalu tinggi atau tidak terlalu rendah
Pengurusan Jadual Perancangan
Penjadualan Rancangan adalah proses menetapkan prosedur, kebijakan dan dokumentasi untuk merancang, mengurus, melaksanakan dan mengendalikan jadwal projek. Input dalam aktiviti ini merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Piagam Projek
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Keluaran Pengurusan Jadual Perancangan merangkumi
- Rancangan pengurusan jadual
Menentukan Aktiviti
Mendefinisikan Kegiatan adalah prosedur untuk mendokumentasikan dan mengenal pasti tindakan khusus yang akan dilakukan untuk menghasilkan hasil projek.
Dalam menentukan aktiviti, setiap pakej kerja dipecah menjadi aktiviti jadual kerja individu. Input aktiviti menentukan merangkumi
- Rancangan pengurusan jadual
- Garis asas skop
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Walaupun hasil aktiviti ini adalah
- Senarai aktiviti
- Atribut aktiviti
- Senarai pencapaian
Aktiviti Urutan
Aktiviti urutan tidak lain hanyalah menyusun secara logik output "menentukan aktiviti". Ini menentukan urutan aktiviti yang perlu dilakukan.
Output utama dari proses aktiviti urutan adalah "Network Diagram".
Gambarajah rangkaian tidak lain adalah menyiarkan tugas di papan mengikut urutan logik.
Sebagai contoh, anda ingin memulakan perniagaan di negara asing apa senarai aktiviti anda dan apakah pesanan yang harus dilakukan?
Anda akan melakukan aktiviti mengikut urutan ini
- Pilih negara
- Dapatkan permit perniagaan
- Mengupah pengurus
- Membeli harta tanah
- Membeli perabot dll.
- Membuka perniagaan
Menganggar Sumber Aktiviti
Tahap ini menerangkan proses mengira usaha kerja dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Faktor lain yang harus dipertimbangkan pada tahap ini adalah ketersediaan sumber.
Semasa menganggarkan sumber daya, fokusnya harus pada jalan terpanjang dari rancangan (Jalan Kritikal), yang akan memakan lebih banyak masa dan wang.
Anda mesti mengira sumber untuk dua tugas
- Tugas kritikal
- Tugas terapung
Pastikan bahawa tugas kritikal anda dianggarkan dengan tepat (masa penyelesaian).
Terdapat lima input yang digunakan untuk menganggarkan sumber aktiviti
- Pelan Pengurusan Jadual
- Senarai aktiviti
- Kalendar Sumber
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Output tahap ini adalah
- Keperluan sumber aktiviti
- Struktur pemecahan sumber
- Kemas kini dokumen projek
CATATAN : Semua aktiviti yang dilakukan setakat ini (tentukan aktiviti + aktiviti urutan + Anggarkan sumber aktiviti) akan membantu dalam "Membangunkan Jadual."
Menganggar Tempoh Aktiviti
Mengira Tempoh Aktiviti adalah proses menganggarkan bilangan tempoh kerja (minggu / bulan) yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu dengan anggaran sumber. Langkah ini menentukan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas individu.
Anda tidak dapat mengira jangka masa aktiviti tanpa mengira usaha kerja dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Proses anggaran harus dilakukan mengikut urutan ini
- Anggarkan usaha kerja terlebih dahulu
- Diikuti dengan menganggar sumber
- Diikuti dengan Menganggar jangka masa tugas
Untuk menganggarkan jangka masa aktiviti, anda memerlukan input
- Senarai aktiviti
- Atribut aktiviti
- Kalendar sumber
- Penyataan skop projek
- Aset proses organisasi
- Faktor persekitaran perusahaan
Walaupun terdapat dua output utama
- Anggarkan jangka masa aktiviti
- Anggarkan jangka masa aktiviti-kemas kini dokumen projek
Teknik ini juga disebut sebagai perkiraan PERT (Project Evaluation and Review Techniques).
Bangunkan Jadual
Develop Jadual adalah proses menganalisis urutan aktiviti, keperluan sumber daya, jangka masa dan kekangan jadual untuk membuat model jadual projek. Untuk menjadualkan setiap tugas, tiga faktor utama dipertimbangkan
- Jangka masa
- Pergantungan tugas
- Kekangan
Menggunakan faktor faktor ini mengira tarikh mula dan tarikh selesai untuk setiap tugas.
Perisian penjadualan dapat digunakan untuk membuat jadual. Ia menghasilkan model jadual dengan tarikh yang dirancang untuk menyelesaikan aktiviti projek.
Input alat ini merangkumi
- Rancangan pengurusan jadual
- Senarai aktiviti
- Atribut aktiviti
- Jadual projek-rajah rangkaian
- Keperluan sumber aktiviti
- Kalendar sumber
- Anggaran jangka masa aktiviti
- Penyataan skop projek
- Daftar risiko
- Tugasan kakitangan projek
- Struktur pemecahan sumber
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Hasil dari ini adalah
- Jadual projek
- Gambarajah rangkaian projek
- Carta Gantt atau Carta palang
- Carta pencapaian
- Jadual asas
- Data berjadual
- Kemas kini dokumen projek
Jadual Kawalan
Tahap terakhir dari fasa perancangan adalah Jadual Kawalan. Ini adalah proses pemantauan status aktiviti projek untuk mengemas kini proses projek dan mengatur perubahan pada garis dasar jadual.
Sekiranya perubahan diperlukan mengikut jadual, mereka mesti melalui proses kawalan perubahan. Jadual harus dikendalikan atau dikendalikan oleh pengurus secara proaktif.
Terdapat empat output utama proses jadual kawalan
- Pelan pengurusan projek
- Jadual asas
- Rancangan pengurusan jadual
- Jadual projek
- Maklumat prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Terdapat lima output jadual kawalan
- Pengurusan prestasi kerja
- Kemas kini aset proses organisasi
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
Peringkat Pelaksanaan Projek
Fasa pelaksanaan terdiri daripada aktiviti-aktiviti yang ditentukan dalam rancangan pengurusan projek. Proses ini melibatkan pengurusan harapan pihak berkepentingan, berkoordinasi dengan orang dan sumber, serta melakukan aktiviti lain yang berkaitan dengan penyampaian projek.
Selama fasa pelaksanaan, hasilnya mungkin memerlukan dasar dasar dan pembaharuan terhadap keperluan projek yang ada. Tindakan yang diambil dalam fasa pelaksanaan boleh mempengaruhi rancangan atau dokumen pengurusan projek.
Mengarahkan dan Mengurus Pelaksanaan Projek
Tahap ini menghabiskan sebahagian besar kos, masa, dan sumber daya projek kerana ini adalah proses yang menghasilkan penyampaian projek.
Terdapat empat input untuk Mengarahkan dan Mengendalikan Pelaksanaan Projek
- Pelan Pengurusan Projek
- Permintaan perubahan yang diluluskan
- EEF (Faktor Persekitaran Perusahaan)
- OPA (Aset Proses Organisasi)
Walaupun terdapat lima output
- Penghantaran
- Data prestasi kerja
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan Pengurusan Projek
- Kemas kini dokumen projek
Selama tahap ini, penilaian pakar, mesyuarat, dan pelaporan KPI (Petunjuk Prestasi Utama) sangat penting.
Menjalankan Jaminan Kualiti
Menjalankan Jaminan Kualiti adalah proses mengaudit keperluan kualiti dan hasil dari pengukuran kawalan kualiti. Ini adalah proses merakam dan memantau hasil aktiviti berkualiti untuk menilai prestasi. Pelbagai alat seperti carta kawalan, analisis kos-manfaat, carta alir, carta jalanan, rajah penyebaran, pemeriksaan & ulasan, dan lain-lain, boleh digunakan untuk proses ini.
Input utama untuk ini adalah
- Pelan pengurusan projek
- Sukatan berkualiti
- Pengukuran kawalan kualiti
- Maklumat prestasi kerja
Sedangkan, output ini adalah
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini aset proses organisasi
Memperolehi Pasukan Projek
Selama fasa pelaksanaan, pemerolehan pasukan projek berlaku, ini kerana lebih mungkin individu dengan kemahiran yang berbeza diperlukan semasa proses tersebut.
Terdapat tiga input utama untuk memperoleh pasukan projek
- Peranan dan tanggungjawab
- Carta organisasi projek
- Pelan pengurusan kakitangan
Walaupun terdapat tiga output
- Tugasan kakitangan projek
- Kalendar sumber
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
Bangunkan Pasukan Projek
Sebilangan besar proses sumber manusia melibatkan proses pelaksanaan, mengembangkan pasukan projek juga merupakan sebahagian daripadanya. Tujuan utama membangunkan pasukan projek adalah untuk meningkatkan prestasi keseluruhan anggota pasukan. Tahap ini mesti dimulakan pada awal projek.
Input dalam pasukan pembangunan projek merangkumi
- Pelan pengurusan sumber manusia
- Tugasan kakitangan projek
- Kalendar sumber
Hasil proses ini merangkumi
- Penilaian prestasi pasukan
- Kemas kini EEFs
Uruskan pasukan projek
Menguruskan pasukan projek adalah salah satu bahagian penting dalam pengurusan projek. Ini adalah bidang pengurusan projek yang paling rumit kerana banyak kali pengurus tidak akan berhubungan langsung dengan ahli pasukan, dalam situasi seperti itu untuk menganalisis prestasi mereka dan memutuskan imbuhan mereka menjadi sukar.
Terdapat lima input untuk menguruskan proses pasukan projek
- Tugasan kakitangan projek
- Penilaian prestasi pasukan
- Laporan prestasi
- Pelan pengurusan projek
- Aset proses organisasi
Terdapat empat output utama
- Kemas kini aset proses organisasi
- Kemas kini faktor persekitaran perusahaan
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
Urus Komunikasi
Dari tiga sifat komunikasi, satu jatuh dalam proses pelaksanaan. Dalam program pengurusan komunikasi, terdapat tiga aspek komunikasi utama yang perlu dipantau.
- Ahli pasukan projek kepada pengurus projek
- Pengurus projek kepada pengurus program
- Pengurus program kepada pihak berkepentingan atau penaja lain
Input pengurusan komunikasi merangkumi
- Pelan pengurusan komunikasi
- Laporan prestasi kerja
- EEF
- OPA
Hasil dari tahap ini adalah
- Komunikasi projek
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini OPA
Menjalankan Perolehan
Pada peringkat ini, terdapat dua peranan utama yang melibatkan pembeli dan penjual. Semasa proses perolehan aktiviti yang terlibat adalah
- Keluarkan pakej tawaran kepada bakal penjual
- Mengadakan persidangan penawar
- Menilai cadangan penjual yang berpotensi
- Pilih cadangan penjual yang menang
Hasil proses perolehan merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Menjalankan dokumen perolehan
- Kriteria pemilihan sumber
- Senarai penjual yang berkelayakan
- Cadangan penjual
- Dokumen projek
- Buat atau beli keputusan
- Perjanjian perkongsian (kesepakatan berpasukan)
- Aset proses organisasi
Sementara, anda akan mempunyai enam output
- Penjual terpilih
- Pemberian kontrak perolehan
- Kalendar sumber
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
Urus Penglibatan Pemangku Kepentingan
Tahap ini merangkumi pengurusan pemegang kepentingan secara aktif sepanjang projek. Untuk mengelakkan kelewatan projek yang tidak dijangka atau meninggalkan projek di antara, harapan pihak berkepentingan dikenal pasti dan diselesaikan dengan cepat.
Terdapat lima input untuk menguruskan proses pihak berkepentingan
- Daftar pemegang kepentingan
- Strategi pengurusan pihak berkepentingan
- Pelan pengurusan projek
- Log isu
- Tukar log
- Aset proses organisasi
Hasil proses ini merangkumi
- Kemas kini aset proses organisasi
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumentasi projek
Kajian Fasa Projek
Pada akhir fasa pelaksanaan, tinjauan fasa projek dilakukan. Ini membantu anda mendokumentasikan aktiviti berikut
- Mendokumentasikan hasil tinjauan pengurusan projek anda
- Maklumkan kepada penaja mengenai kemajuan projek
- Mengenal pasti sebarang risiko atau masalah yang mempengaruhi projek
- Tayangan dapat disampaikan kepada pihak berkepentingan yang dihasilkan semasa projek
- Dapatkan kelulusan untuk meneruskan ke fasa seterusnya
Projek Pemantauan dan Tahap Pengendalian & Penutup
Selepas fasa pelaksanaan, untuk memeriksa projek berada di landasan yang betul, fasa pemantauan dan pengawalan menjadi aktif. Semasa fasa ini pelbagai perubahan dan tinjauan untuk meningkatkan prestasi projek dilakukan.
Memantau dan Mengawal Kerja Projek
Tahap ini melibatkan penjejakan, tinjauan dan pengaturan kemajuan untuk memenuhi objektif projek. Ini juga memastikan bahawa penyampaian sesuai dengan rancangan pengurusan projek. Fokus utama langkah ini adalah untuk mengenal pasti sebarang perubahan yang dibuat dari sudut rancangan pengurusan projek untuk menentukan tindakan pencegahan yang sesuai.
Input untuk peringkat ini merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Laporan prestasi
- Ramalan kos
- Jadualkan ramalan
- Sahkan perubahan
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Manakala output merangkumi
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
Lakukan Kawalan Perubahan Bersepadu
Ini adalah salah satu proses pengurusan projek yang paling penting. Ia berada di tahap ini di mana kesan perubahan dinilai terhadap projek. Sekiranya perubahan tahap ini berlaku pada salah satu bahagian projek, keseluruhan projek akan dinilai. Lebih baik menerapkan perubahan pada tahap awal proyek, karena ketika proyek berlangsung, biaya pelaksanaan perubahan juga meningkat.
Input tahap ini merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Laporan prestasi kerja
- Tukar permintaan
- EEF
- OPA
Manakala outputnya
- Permintaan perubahan yang diluluskan
- Tukar log
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
Mengesahkan Skop
Skop pengesahan melibatkan pengesahan sama ada penghantaran memenuhi kriteria penerimaan pelanggan. Pemeriksaan luaran dengan pelanggan atau pihak berkepentingan adalah sebahagian daripada Pengesahan Skop Pengurusan.
Input untuk mengesahkan skop merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Keperluan
- Dokumentasi
- Keperluan kebolehkesanan matriks
- Penghantaran yang disahkan
- Data prestasi kerja
Manakala output pengesahan skop merangkumi
- Penghantaran yang diterima
- Tukar permintaan
- Maklumat prestasi kerja
- Kemas kini dokumen projek
Skop Kawalan
Skop kawalan memastikan bahawa ia adalah satu-satunya pekerjaan yang dikenal pasti berada dalam ruang lingkup yang disampaikan. Hasil sebenar dibandingkan dengan asas skop dan memastikan bahawa semua skop yang diluluskan sebenarnya telah disampaikan.
Input untuk mengawal proses skop merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Maklumat prestasi kerja
- Dokumentasi keperluan
- Keperluan kebolehkesanan matriks
- Aset proses organisasi
Manakala output merangkumi
- Pengukuran prestasi kerja
- Kemas kini aset proses organisasi
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
Jadual Kawalan
Proses Jadual Kawalan membantu anda dalam pelbagai cara. Ini membantu anda untuk merakam status jadual semasa, menentukan varians dari garis dasar jadual, memahami sifat varians dan bertindak balas dengan mengambil tindakan yang sewajarnya.
Sekiranya perubahan diperlukan pada jadwal maka mereka harus melalui proses kawalan perubahan, perubahan harus dinilai kembali dan hanya kemudian ia harus digunakan untuk memperbarui garis dasar jadual.
Terdapat empat input utama untuk jadual kawalan
- Pelan pengurusan projek
- Jadual asas
- Rancangan pengurusan jadual
- Jadual projek
- Maklumat prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Hasilnya merangkumi
- Pengukuran prestasi kerja
- Kemas kini aset proses organisasi
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
Mengawal Kos
Kos kawalan adalah membandingkan kos asas untuk setiap penghantaran dengan kos sebenar. Asas kos harus berubah hanya sebagai tindak balas kepada permintaan perubahan yang telah melalui proses Lakukan Pengendalian Perubahan Bersepadu. Mengawal kos memastikan projek anda berada dalam batasan pembiayaan.
Input untuk Kos Kawalan termasuk
- Pelan pengurusan projek
- Keperluan pembiayaan projek
- Maklumat prestasi kerja
- Kawal aset proses Organisasi Kos
Hasil untuk ini termasuk
- Nilai prestasi kerja yang diperolehi
- Ramalan anggaran nilai yang diperoleh dalam kos kawalan
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini aset proses organisasi
Kawal Kawal
Kualiti kawalan memastikan bahawa projek dan produk dihantar dengan rancangan pengurusan kualiti. Ini memastikan bahawa sama ada kerja itu dilakukan dengan betul. Keluaran utama kualiti kawalan adalah rancangan pengurusan Kualiti. Sementara maklumat lain yang akan berguna adalah
- Carta alir yang ada
- Had kawalan dan spesifikasi atas dan bawah yang terkandung dalam carta kawalan
- Maklumat dirujuk seperti kriteria sampel, nombor sampel, pengukuran dan pensampelan berubah-ubah
- Metrik kualiti - ini adalah ukuran standard untuk memenuhi keperluan kualiti
- Ini memastikan bahawa langkah-langkah yang tepat sedang diikuti untuk mematuhi aspek seperti proses, kebijakan atau peraturan
Terdapat empat output utama dari proses kawalan kualiti yang dilakukan:
- Kawalan perubahan bersepadu
- Permintaan perubahan yang diluluskan
- Semakan permintaan perubahan yang diluluskan
- Perubahan yang disahkan
Kawal Komunikasi
Komunikasi kawalan memastikan maklumat yang tepat sampai kepada pihak berkepentingan. Maklumat komunikasi kawalan merangkumi input, alat dan teknik dan output yang termasuk dalam proses ini.
Komunikasi kawalan boleh dalam format apa pun, boleh juga
- Data arah aliran
- Maklumat berjadual
- Lengkung S
- Format papan pemuka
- Gunakan histogram
Dalam proses komunikasi kawalan, maklumat kerja diambil dari berbagai proses lain, dan laporan prestasi digunakan sebagai input untuk berbagai proses pemantauan dan pengelolaan. Hasil utama dari proses komunikasi kawalan adalah rekod prestasi.
Mengawal Risiko
Sepanjang kitaran projek, analisis risiko adalah proses berterusan. Penting agar anda terus menganalisis, mengenal pasti dan bertindak balas terhadap risiko. Aktiviti yang merangkumi risiko kawalan adalah
- Mengesan risiko yang ada
- Memantau risiko baki
- Mengenal pasti risiko baru
- Melaksanakan rancangan tindak balas risiko
- Menilai proses risiko secara berterusan
Input untuk risiko kawalan adalah
- Daftar risiko
- Maklumat prestasi kerja
- Laporan prestasi
- Analisis simpanan
- Audit Risiko
Hasil untuk risiko kawalan adalah
- Mengemas kini daftar risiko
- Pelan pengurusan risiko
Mengawal Perolehan
Dari empat rancangan perolehan, proses perolehan ketiga jatuh dalam kumpulan proses Pemantauan & Pelaksanaan. Tahap ini melibatkan pemantauan prestasi vendor dan memastikan bahawa semua syarat kontrak dipenuhi.
Proses perolehan kawalan melibatkan pengesahan
- Sama ada barang atau perkhidmatan yang dihantar
- Sama ada ia dihantar tepat pada waktunya
- Sama ada invois yang dikenakan adalah untuk kuantiti yang betul
- Sama ada semua syarat kontrak dipenuhi
- Sama ada hubungan antara pembeli atau penjual diuruskan dengan baik
Input utama untuk proses perolehan adalah
- Pelan pengurusan projek
- Dokumen perolehan
- Perjanjian
- Permintaan perubahan yang diluluskan
- Laporan prestasi kerja
- Data prestasi kerja
Keluaran untuk perolehan adalah
- Maklumat prestasi kerja
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini OPA
Kawal Pengurusan Pihak Berkepentingan
Banyak projek tersekat kerana pengurusan pihak berkepentingan yang tidak mencukupi. Sekiranya pihak berkepentingan diuruskan dengan betul, ada lebih banyak peluang untuk menjayakan projek. Dalam proses ini, kami memantau tahap penglibatan pihak berkepentingan semasa dan mengambil tindakan yang sewajarnya.
Input dan output untuk semua aktiviti ini merangkumi
| Masukan | Pengeluaran |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penutup- Fasa
Fasa penutupan adalah proses yang melakukan penutupan terkawal projek pada akhir. Dalam satu projek, terdapat tiga aktiviti penutupan yang sedang dijalankan
- Penutupan produk - Mendapatkan pelanggan untuk menerima hasil akhir, jika projek itu diluar
- Penutupan projek - Ini termasuk penutupan prosedur pentadbiran secara rasmi, mengemas kini dokumen projek dan mengarkibkan pangkalan data & dokumen tersebut
- Penutupan sumber di sebalik projek - Penutupan kewangan projek, sumber yang diberikan kepada projek harus dikembalikan
Input untuk proses ini merangkumi
- Pelan Pengurusan Projek
- Penghantaran yang Diterima
- OPA
Hasil proses ini merangkumi
- Peralihan output, perkhidmatan atau hasil akhir
- Kemas kini OPA
Tutup Perolehan
Untuk setiap fasa kitaran hidup pembangunan projek- merancang, melaksanakan, memantau dan mengawal & menutup terdapat satu proses perolehan. Perolehan penutupan terakhir dilakukan mengikut kontrak antara penjual dan pembeli.
Aktiviti penutupan dan penyampaian meliputi:
- Ulasan prestasi projek termasuk pengurusan risiko dan masalah
- Pelan pengurusan projek yang dikemas kini untuk menggambarkan hasil sebenar
- Laporan akhir diedarkan kepada pihak berkepentingan yang sesuai
Input untuk menutup perolehan termasuk
- Pelan pengurusan projek
- Dokumen perolehan
Manakala output merangkumi
- Perolehan tertutup
- Kemas kini OPA
Etika Pengurusan Projek kod dan kelakuan
Pada akhirnya, anda akan menemui etika pengurusan projek kod dan tingkah laku yang membincangkan pelbagai aspek tingkah laku manusia seperti
- Tanggungjawab
- Hormat
- Kewajaran
- Kejujuran
- Kompetensi Budaya
Kod ini dipraktikkan untuk meningkatkan keyakinan dan membawa kerangka tingkah laku yang sama dalam pengurus projek.
Ringkasan:
Fasa permulaan menentukan proses yang diperlukan untuk memulakan projek baru. Ia menentukan projek yang harus diselesaikan pada waktunya.
Fasa permulaan terutamanya terdiri daripada dua aktiviti utama
- Membangunkan Piagam Projek
- Kenalpasti Pihak Berkepentingan
Daftar pemangku kepentingan dan piagam projek juga berguna dalam kumpulan proses pengurusan projek lain seperti proses perancangan.
Fasa perancangan menentukan skop serta objektif projek. Ini melibatkan membuat satu set rancangan yang memandu anda melalui fasa pelaksanaan dan penutupan projek.
Fasa pelaksanaan terdiri daripada aktiviti-aktiviti yang ditentukan dalam rancangan pengurusan projek. Ini adalah fasa terpanjang kitaran hidup projek dan menggunakan tenaga dan sumber daya maksimum. Tindakan yang diambil dalam fasa pelaksanaan boleh mempengaruhi rancangan atau dokumen pengurusan projek.
Tugas utama dalam fasa pelaksanaan adalah
- Jalankan Pelan Pengurusan Projek
- Mengarahkan dan Mengurus Pelaksanaan Projek
- Laksanakan Tugasan Tugas
- Menjalankan Mesyuarat Status Kemajuan, dll.
Selama fasa pelaksanaan, hasilnya mungkin memerlukan dasar dasar dan pembaharuan terhadap keperluan projek yang ada.
Tahap pemantauan dan pengawalan memastikan bahawa penyampaian sesuai dengan rancangan pengurusan projek sebelum fasa penutup.
Fokus utama fasa ini adalah untuk mengenal pasti sebarang perubahan yang dibuat dari sudut rancangan pengurusan projek untuk menentukan tindakan pencegahan terhadap hasil yang tidak dijangka.
Fasa penutupan adalah proses yang melakukan penutupan terkawal projek pada akhir.