Pengurusan Kos Projek
Pengurusan Kos Projek ditakrifkan sebagai proses merancang dan mengawal kos projek dengan berkesan. Ini menentukan kos yang diperlukan untuk setiap penghantaran. Kos projek dapat dianggarkan dari pelbagai sumber proses (Contoh di bawah)
- Membuat Struktur Pecahan Kerja (WBS)
- Bangunkan Jadual
- Rancang sumber manusia
- Mengenal pasti risiko
Input pengurusan kos merangkumi,
- Pelan pengurusan projek
- Piagam projek
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Sedangkan, output ini adalah
- Pelan Pengurusan Kos.
Membuat anggaran dan kos projek adalah bahagian yang sangat penting dalam pengurusan projek. Pelbagai perkara diambil kira semasa mengira anggaran untuk projek seperti kos buruh, perolehan peralatan yang diperlukan, kos bahan, dll.
Apa itu Anggaran Kos Projek?
Anggaran Kos Projek ditakrifkan sebagai proses menghampiri jumlah perbelanjaan projek. Ketepatan anggaran kos bergantung kepada ketepatan dan perincian skop projek, yang merupakan asas skop. Skop ini juga akan menentukan sebarang kekangan seperti tarikh, sumber atau anggaran. Daftar risiko akan membantu mengira anggaran jenis kos, perbelanjaan yang dibuat di sebalik tindakan luar jangka dan perbelanjaan yang dibuat untuk mengatasi risiko.
Untuk menganggarkan kos projek, anda mesti mengkategorikan pelbagai jenis kos ke dalam kategori seperti
- Kos buruh
- Kos peralatan
- Kos bekalan
- Kos perjalanan
- Kos latihan
- Kos overhed, dll.
Teknik yang digunakan untuk menganggarkan kos projek
Untuk menganggarkan kos projek secara formal terdapat beberapa kaedah (teknik) yang digunakan seperti berikut:
- Anggaran Analog
Teknik anggaran ini berdasarkan penilaian pakar dan maklumat berdasarkan projek sebelumnya yang serupa. Sekiranya sebelumnya, projek yang serupa dibuat kos dipertimbangkan dengan tambah atau tolak 20% untuk projek yang ada.
- Anggaran parametrik
Data atau rekod masa lalu digunakan untuk menganggarkan kos untuk projek semasa.
- Anggaran bawah-atas
Setelah anda menentukan skop projek, ia adalah bentuk teknik yang paling dipercayai. Dalam teknik ini, berdasarkan WBS, anda menganggarkan kos untuk setiap sumber atau hasil.
Begitu juga, ada kaedah lain (teknik) yang berguna untuk menganggarkan kos seperti perkiraan PERT, analisis tawaran vendor, dll.
Perancangan Belanjawan Projek
Tujuan utama aktiviti ini adalah untuk memperuntukkan dan membenarkan sumber kewangan yang diperlukan untuk menyelesaikan projek. Hasil utama untuk menentukan anggaran merangkumi asas prestasi kos. Ia tidak hanya menentukan kos apa yang akan dikeluarkan tetapi juga kapan kos akan dikenakan. Input untuk menentukan belanjawan merangkumi
- Anggaran kos aktiviti
- Asas anggaran
- Garis asas skop
- Jadual projek
- Kalendar sumber
- Kontrak
- Aset proses organisasi
Hasil daripada proses ini adalah
- Asas prestasi kos
- Keperluan pembiayaan projek
- Kemas kini dokumen projek
Penganggaran projek dilakukan selari dengan proses penjadualan projek. Ia sangat bergantung pada tiga komponen -
- Anggaran kos
- Tempoh tugas
- Sumber yang diperuntukkan
Semasa penganggaran projek, pengurus projek berkomunikasi dengan pelbagai orang yang bertanggungjawab untuk menguruskan usaha kerja dan juga menganggarkan kos projek.
Dia akan menggunakan pelbagai prospek projek seperti struktur pemecahan kerja projek, anggaran kos, data dan rekod sejarah, maklumat sumber, dan polisi.
Tanpa penilaian risiko, proses penganggaran tidak selesai. Proses penilaian risiko mempertimbangkan faktor-faktor seperti kekurangan masa, ketersediaan sumber daya, pengalaman pasukan pengembangan, teknologi yang digunakan, dan lain-lain. Penilaian risiko boleh menjadi antara 25 dan 30 peratus dari keseluruhan kos projek.
Pelan Pengurusan Kualiti Projek
Kumpulan proses pengurusan kualiti terdiri daripada tiga proses,
- Kualiti Rancangan
Proses Kualiti Pelan melibatkan mengenal pasti kualiti standard yang relevan dengan projek dan bagaimana menjayakannya. Ini juga termasuk mengenal pasti metrik kualiti dan ukuran standard untuk proses projek, keperluan pematuhan peraturan, fungsi produk, dokumentasi, dll.
Input pengurusan kualiti rancangan merangkumi
- Pelan pengurusan projek
- Daftar pemegang kepentingan
- Daftar risiko
- Dokumentasi keperluan
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Keluaran untuk pengurusan kualiti adalah
- Pelan pengurusan kualiti
- Pelan penambahbaikan proses
- Sukatan berkualiti
- Senarai semak yang berkualiti
- Kemas kini dokumen projek
- Jaminan kualiti
Tahap ini merangkumi terutamanya dua aktiviti, pertama menganalisis kualiti projek dan meningkatkan kualiti projek. Ini adalah proses mengaudit keperluan kualiti dan hasil dari pengukuran kawalan mutu untuk memastikan bahawa standard kualiti dipertahankan sepanjang proses tersebut. Input untuk ini akan sama dengan output dari pengurusan kualiti rancangan sementara
Hasil dari proses ini akan
- Tukar permintaan
- Pelan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini aset proses organisasi
- Kawalan kualiti
Ini akan dilakukan untuk mengawal kualiti sepanjang kitaran hidup projek. Ia menentukan bagaimana standard kualiti dapat mematuhi standard kualiti yang ditentukan. Keluaran Jaminan Kualiti akan menjadi input untuk Kawalan Kualiti Walaupun output akan
- Pengukuran kawalan kualiti
- Sahkan perubahan
- Penghantaran yang disahkan
- Maklumat prestasi kerja
- Tukar permintaan
- Pelan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini aset proses organisasi
Pengurusan Sumber Manusia Projek
Pengurusan SDM merangkumi proses mengatur, mengurus dan memimpin pasukan projek. Ia terdiri daripada orang-orang dengan peranan dan tanggungjawab yang diperuntukkan untuk menyelesaikan projek. Pengurusan SDM akan menangani empat proses.
- Kembangkan rancangan sumber manusia : Peringkat ini menentukan peranan dan tanggungjawab projek, carta organisasi projek dan rancangan pengurusan kakitangan
Input untuk kehendak ini
- Pelan pengurusan projek
- Keperluan sumber aktiviti
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Hasil untuk ini adalah
- Pelan pengurusan sumber manusia
- Dapatkan pasukan projek :
Tahap ini mengesahkan adanya sumber manusia dan mendapatkan pasukan yang diperlukan untuk menyelesaikan aktiviti projek. Input untuk tahap ini adalah output dari langkah sebelumnya. Walaupun output tahap ini akan
- Tugasan kakitangan projek
- Kalendar sumber
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Bangunkan pasukan projek :
Pada tahap ini, fokusnya adalah meningkatkan kecekapan pasukan, interaksi ahli pasukan dan meningkatkan prestasi keseluruhan pasukan dan projek. Input untuk tahap ini adalah output dari langkah sebelumnya. Sementara output untuk tahap ini adalah
- Penilaian prestasi pasukan
- Kemas kini faktor persekitaran perusahaan
- Uruskan pasukan projek :
Proses ini termasuk mengesan prestasi anggota pasukan, menyelesaikan masalah, memberikan maklum balas dan menguruskan pasukan untuk mengoptimumkan prestasi projek. Input untuk tahap ini adalah output dari langkah sebelumnya. Sementara output untuk tahap ini adalah
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini faktor persekitaran perusahaan
- Kemas kini aset proses organisasi
Pengurusan Komunikasi Projek
Di sini, Komunikasi Projek tidak bermaksud berinteraksi secara lisan antara satu sama lain, tetapi menyampaikan maklumat yang berkaitan dengan projek dengan berkesan dengan pasukan projek, pihak berkepentingan, pengurus projek, dll. Ia harus menangani tindakan dan penilaian risiko, rancangan projek, pengurusan dan tindakan mesyuarat, ulasan dan jalan -melalui, dll.
Segmen ini merangkumi lima bidang
- Berkomunikasi dengan pihak berkepentingan
Ini adalah proses mengembangkan pendekatan untuk berkomunikasi dengan pihak berkepentingan dengan cekap dan memahami kehendak mereka. Input untuk ini adalah
- Pelan pengurusan projek
- Daftar pemegang kepentingan
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
Walaupun output untuk ini akan menjadi
- Pelan pengurusan komunikasi
- Kemas kini dokumen projek
- Urus Komunikasi
Ini adalah proses menyimpan, menyebarkan, mengumpulkan, dan mendapatkan maklumat projek sesuai dengan rancangan komunikasi. Input tahap ini adalah
- Faktor persekitaran perusahaan
- Aset proses organisasi
- Laporan prestasi kerja
- Pelan pengurusan komunikasi
Walaupun outputnya akan
- Komunikasi projek
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini aset proses organisasi
- Kawal Komunikasi
Ini adalah proses pengawalan dan pemantauan komunikasi sepanjang keseluruhan jangka hayat projek. Input untuk tahap ini adalah
- Pelan pengurusan projek
- Komunikasi projek
- Log isu
- Data prestasi kerja
- Aset proses organisasi
Walaupun output tahap ini akan
- Maklumat prestasi kerja
- Tukar permintaan
- Kemas kini rancangan pengurusan projek
- Kemas kini dokumen projek
- Kemas kini proses organisasi
Ringkasan
Pengurusan kos adalah proses merancang dan mengawal kos projek dengan berkesan. Ini membantu anda mencatat dan mengesan perbelanjaan yang dibuat selepas projek tersebut.
Untuk melihat bahawa projek anda selesai dalam jangka masa dan anggaran tertentu, kita akan melihat faktor risiko apa yang perlu dikurangkan dalam tutorial seterusnya.