Pengurusan Skop Projek: Tutorial PMP

Proses Pengurusan Skop menentukan kerja apa yang perlu dilakukan dan memastikan bahawa projek tersebut hanya merangkumi kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan projek tersebut.

Mengapa pengurus memerlukan Pengurusan Skop Projek

Tanpa menentukan skop projek, masa atau kos yang akan diambil oleh projek tidak dapat dianggarkan
Pengurusan skop membina proses kawalan untuk menangani elemen yang mungkin mengubah projek semasa kitaran hidup projek
Ia membantu mengelakkan cabaran yang mungkin dihadapi oleh projek dengan setiap skop yang semakin meningkat dan senarai keperluan yang tidak teratur.

Peringkat ini merangkumi kedua-

Menguruskan skop Projek
Menguruskan skop Produk

Proses Pengurusan Skop Projek merangkumi aktiviti berikut.

Proses	Kumpulan Projek	Penghantaran utama
Pengurusan Skop Rancangan	Perancangan
Kumpulkan Keperluan	Perancangan	Dokumen yang diperlukan
Tentukan Skop	Perancangan	Penyataan skop projek
Buat WBS	Perancangan	Direktori WBS, WBS
Mengesahkan Skop	Memantau dan Mengawal	Penghantaran penerimaan
Skop Kawalan	Memantau dan Mengawal	Tukar permintaan

Kami akan melihat semua proses ini langkah demi langkah di bawah: -

Pengurusan Skop Rancangan

Rancangan Pengurusan Skop akan menentukan bagaimana skop akan ditentukan, disahkan dan dikawal.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Penyataan Skop Projek Permulaan
Piagam projek	Mesyuarat	Rancangan pengurusan keperluan
Pelan Pengurusan Projek	Jugment Ahli	Rancangan Pengurusan Skop
Faktor persekitaran perusahaan
Aset Proses Organisasi

Kumpulkan Keperluan

Semasa proses ini pengurus menggunakan pelbagai teknik dan alat untuk pengumpulan keperluan projek dari pihak berkepentingan. Tahap ini sangat penting dan jika dilakukan dengan tepat kemungkinan kesalahan semasa projek akan minimum.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Piagam Projek	Temu ramah	Dokumentasi keperluan
Daftar pemegang kepentingan	Kumpulan fokus	Pelan pengurusan keperluan
	Teknik kreativiti kumpulan	Keperluan kebolehkesanan matriks
	Bengkel yang difasilitasi
	tinjauan dan Soal Selidik
	Prototaip
	Pemerhatian
	Teknik membuat keputusan secara berkumpulan

Menentukan Proses Skop

Proses ini dengan jelas menunjukkan bagaimana projek itu seharusnya berjalan dan apa yang tidak dapat dilakukannya. Selama proses ini dipastikan bahawa projek tersebut tetap berada di landasan dengan meneliti dokumen sokongan. Skop yang dihasilkan kemudian akan menyebutkan keperluan dan harapan pihak berkepentingan.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Piagam projek	Penghakiman Ahli	Penyataan Skop Projek
Dokumentasi keperluan	Analisis produk	Kemas kini dokumen projek
Aset Proses Organisasi	Pengenalan alternatif
	Bengkel yang difasilitasi

Membuat WBS (Struktur Pecahan Kerja)

WBS membolehkan pengurus projek dan pasukannya menguraikan hasil projek peringkat tinggi menjadi unit kerja yang lebih kecil dan terkawal yang disebut pakej kerja.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Penyataan Skop Projek	Penguraian	WBS
Dokumentasi keperluan		Kamus WBS
Aset Proses Organisasi		Garis asas skop
		Kemas kini dokumen projek

Mengesahkan Skop

Proses skop pengesahan melibatkan penerimaan pelanggan. Ia adalah ketika pelanggan secara rasmi menerima semua hasil projek. Pada akhir setiap fasa proses ini berlaku. Semasa proses ini, klien memberikan maklum balas mereka mengenai kerja yang dilakukan.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Penyataan Skop Projek	Pemeriksaan	Penghantaran Penerimaan
Pelan Pengurusan Projek		Tukar permintaan
Matriks Jejak Keperluan		Kemas kini dokumen projek
Penghantaran yang disahkan

Kawalan Skop

Proses atau fasa ini melibatkan pemantauan status projek dan pengurusan perubahan skop. Selain daripada itu, ini juga melibatkan penilaian keperluan tambahan oleh pelanggan atau secara proaktif mengabaikan skop projek.

Input Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Utama
Pelan Pengurusan Projek	Analisis varians	Pengukuran prestasi kerja
Dokumentasi keperluan		Tukar permintaan
Matriks pengesanan keperluan
Aset proses organisasi
Maklumat prestasi kerja		Kemas kini dokumen projek

Perkara utama yang perlu diingat untuk Pengurusan Skop

Untuk mengelakkan kenaikan kos dan penurunan jadual, ruang lingkupnya perlu lengkap dan tepat.
Skop perlu ditentukan dengan jelas untuk mengelakkan kerja dan kekeliruan yang tidak perlu
Dokumen ruang lingkup harus dikongsi dengan semua pihak yang berkepentingan untuk mengelakkan kesalahan dalam reka bentuk dan keperluan
Amalan yang baik untuk Pengurusan Skop adalah bahawa dokumen ruang lingkup mesti tetap tidak berubah selama tempoh projek

Ringkasan :

Pengurusan skop digunakan untuk menentukan bagaimana selebihnya proses perancangan skop akan dikendalikan.

Aspek utama tahap ini