Terdapat pelbagai jenis surat-menyurat standard yang tersedia seperti cetakan invois, penyata akaun dan lain-lain. Jenis korespondensi khusus juga boleh dibuat.
Surat-menyurat dapat dibuat pada saat pemprosesan transaksi perniagaan tertentu atau pada tahap selanjutnya untuk pengeposan transaksi yang telah dibuat.
Surat-menyurat boleh dihantar kepada pelanggan / vendor dalam pelbagai format seperti e-mel, dan faks. Surat menyurat pada dasarnya adalah surat dll yang dihantar dari SAP kepada vendor / pelanggan dll.
Surat-menyurat boleh dibuat secara individu atau kolektif, ad-hoc atau melalui kerja kumpulan automatik.
Dalam tutorial ini, anda akan belajar-
- Jenis surat-menyurat
- Konfigurasi Surat Menyurat
- Penjanaan Surat Menyurat
- Percetakan Surat-menyurat
- Surat Menyurat Melalui E-mel
Jenis surat-menyurat
Berikut adalah contoh senarai berbagai jenis korespondensi standard, yang dapat disalin untuk membuat bentuk khusus program, program, dll.
| Jenis Surat Menyurat | Huraian Surat Menyurat | Program Cetakan | Data yang Diperlukan | Contoh Borang Skrip SAP standard |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Notis pembayaran | RFKORD00 | Nombor dokumen | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Penyata akaun | RFKORD10 | Nombor dan tarikh akaun | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Penyata caj bil pertukaran | RFKORD20 | Nombor dokumen | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Dokumen dalaman | RFKORD30 | Nombor dokumen | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Surat individu | RFKORD40 | Nombor akaun | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Ekstrak dokumen | RFKORD50 | Nombor dokumen | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Penyataan pelanggan | RFKORD11 | Nombor dan tarikh pelanggan | F140_CUS_STAT_01 |
Konfigurasi Surat Menyurat
Konfigurasi Surat Menyurat dalam SAP boleh dilakukan dengan langkah-langkah berikut di bawah
Langkah 1) Tentukan Jenis Surat Menyurat
Laluan: - SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat Menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Jenis Surat Menyurat
Kod Transaksi: - OB77
Di sini terdapat pelbagai jenis surat-menyurat standard SAP. Anda juga boleh membuat jenis korespondensi tersuai anda. Anda dapat menentukan bahawa data apa yang diperlukan untuk menghasilkan korespondensi, misalnya untuk penyata akaun, anda dapat menentukan bahawa pelanggan / master vendor diperlukan untuk penyataan tersebut. Anda juga boleh menentukan parameter tarikh dan teks yang akan muncul untuk pemilihan tarikh.
Langkah 2) Tetapkan Program kepada Jenis Surat Menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat Menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tetapkan Program untuk Jenis Surat Menyurat
Kod Transaksi: - OB78
Di sini anda perlu menghubungkan program penjana korespondensi dengan jenis korespondensi. Anda juga boleh menentukan program yang berbeza untuk kod syarikat yang berbeza. (Juga, anda dapat menentukan varian lalai di sini agar program dapat dijalankan. Anda boleh membuat varian tersebut dari transaksi SE38 / SA38 untuk program tersebut.)
Anda juga boleh membuat program khas anda sendiri sebagai salinan program standard dan dapat membuat perubahan yang sesuai untuk memenuhi keperluan khusus pelanggan anda.
Langkah 3) Tentukan Fungsi Panggilan untuk Jenis Surat Menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat Menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Fungsi Panggilan
Kod Transaksi: - OB79
Di sini anda perlu menyatakan bahawa pada waktu berapa anda dapat menghasilkan jenis surat-menyurat tertentu. Anda juga boleh menentukan tetapan yang berbeza untuk kod syarikat yang berbeza. Pelbagai pilihan yang ada adalah: -
- Pada masa kemasukan dokumen (misalnya FB50, FB60, dll.)
- Pada masa pengeposan pembayaran (mis. F-28, F-26, dll.)
- Pada masa paparan atau perubahan dokumen (mis. FB02, FB03, dll.)
- Pada masa paparan akaun (misalnya FBL1N, FBL5N, dll.)
Langkah 4) Tetapkan Borang Surat Menyurat ke Program Cetakan Surat-menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Surat-menyurat Item Baris> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Nama Borang untuk Cetakan Surat-menyurat
Kod Transaksi: - OB96
Di sini anda perlu menentukan definisi bentuk yang akan digunakan oleh program cetak surat-menyurat. Anda juga boleh menentukan tetapan yang berbeza untuk kod syarikat yang berbeza. (Bentuk Skrip SAP didefinisikan menggunakan transaksi SE71 , di mana berbagai data disusun dalam format output untuk diproses. Bentuk Skrip SAP ini menentukan tata letak dalam output.)
Anda juga boleh menggunakan ID bentuk dua digit, dengan mana anda boleh memanggil borang yang berbeza untuk ID borang yang berbeza dalam kod syarikat yang sama.
ID borang ini dapat diberikan di layar pemilihan program cetak yang menghasilkan surat-menyurat. Anda hanya boleh memilih satu borang ID pada satu masa untuk jenis surat-menyurat. Anda boleh membuat pelbagai jenis korespondensi, mencetuskan pelbagai bentuk id.
Langkah 5) Tentukan Maklumat Penghantar untuk Surat Menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat Menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Perincian Pengirim untuk Borang Surat Menyurat
Kod Transaksi: - OBB1
Anda di sini boleh memautkan butiran untuk header, footer, tandatangan dan pengirim. Teks ini ditakrifkan menggunakan transaksi SO10 dengan ID teks seperti yang dipautkan di atas (misalnya ADRS). Anda juga boleh menentukan tetapan yang berbeza untuk kod syarikat yang berbeza. (Juga varian pengirim dua digit dapat ditentukan, yang dapat anda berikan kepada parameter pemilihan program cetak. Ini akan membolehkan perincian pengirim yang berbeza dalam kod syarikat yang sama.)
Langkah 6) Tentukan Susunan Varian untuk Surat Menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat Menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Urutkan Varian untuk Surat Menyurat
Kod Transaksi: - O7S4
Anda di sini boleh menentukan bahawa urutan surat surat akan dihasilkan. Contohnya, jika anda membuat penyata akaun untuk beberapa vendor, maka vendor akan disusun mengikut urutan ini dan kemudian surat akan dihasilkan. Varian Urutkan ini dapat diberikan di layar pemilihan program cetak yang menghasilkan surat-menyurat.
Langkah 7) Tentukan Varian Susun untuk Item Baris dalam Surat Menyurat
Laluan: -SPRO> Perakaunan Kewangan (Baru)> Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar> Akaun Pelanggan> Item Baris> Surat-menyurat> Buat dan Periksa Tetapan untuk Surat Menyurat> Tentukan Varian Susun untuk Item Baris
Kod Transaksi: - O7S6
Anda di sini dapat menentukan bahawa mengikut urutan yang mana pelbagai item baris akan muncul dalam surat-menyurat. Contohnya, jika penyata akaun vendor mempunyai banyak invois, maka invois akan disusun mengikut urutan ini dan kemudian surat akan dihasilkan.
Varian Urutkan ini dapat diberikan di layar pemilihan program cetak yang menghasilkan surat-menyurat.
Penjanaan Surat Menyurat
Seperti yang ditunjukkan sebelumnya juga ketika mengkonfigurasi titik panggilan, surat-menyurat dapat dihasilkan pada titik waktu di bawah: -
- Pada masa kemasukan dokumen (misalnya FB50, FB60, dll.)
- Pada masa pengeposan pembayaran (mis. F-28, F-26, dll.)
- Pada masa paparan atau perubahan dokumen (mis. FB02, FB03, dll.)
- Pada masa paparan akaun (misalnya FBL1N, FBL5N, dll.)
Surat-menyurat dapat dihasilkan untuk dokumen tertentu atau untuk akaun vendor / pelanggan. Slaid berikutnya akan menjelaskan penghasilan surat-menyurat melalui cara yang berbeza dan pencetakannya.
Penjanaan Surat Menyurat (Kaedah A): -
Surat-menyurat dapat dihasilkan semasa anda membuat, mengubah atau memaparkan dokumen.
Untuk ini, pergi ke Environment> Correspondence dan pilih jenis korespondensi yang relevan, misalnya lihat skrin di bawah dalam pembuatan invois pelanggan FB70 : -
Begitu juga, anda boleh membuat surat-menyurat dari paparan / perubahan dokumen dari transaksi, seperti di FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, dll.
Penjanaan Surat Menyurat (Kaedah B)
Untuk dokumen perakaunan yang ada, anda boleh menggunakan kod transaksi FB12 .
Setelah memasukkan kod syarikat, ia akan meminta jenis surat-menyurat. Pilih Jenis Surat Menyurat dan ia akan meminta anda memasukkan nombor dokumen / no akaun. dll berdasarkan tetapan jenis surat-menyurat. Selepas ini, surat-menyurat diminta.
Penjanaan Surat Menyurat (Kaedah C)
Dari transaksi F.27, anda dapat menghasilkan surat-menyurat (Penyata Akaun) untuk vendor / pelanggan.
Di sini "Petunjuk dalam Rekod Induk", nilai yang diberikan harus sesuai dengan nilai yang diberikan dalam data induk pelanggan / vendor> Kod Syarikat> Surat Menyurat.
Sekiranya anda memilih kotak centang "Permintaan Individu", jika vendor / pelanggan yang sama mempunyai item baris dalam beberapa kod syarikat, maka untuk setiap kod syarikat akan dikeluarkan pernyataan yang berasingan.
Percetakan Surat-menyurat
Percetakan Surat-menyurat (Kaedah A): -
Gunakan kod transaksi F.61 untuk mencetak jenis surat-menyurat yang relevan yang telah dihasilkan. Semasa pelaksanaan, ia hanya akan mencetak surat-menyurat (Jika E-mel / Faks, dll. Dikonfigurasi, maka output akan dihasilkan dalam format itu)
Percetakan Surat-menyurat (Kaedah B): -
Dari transaksi F.64 , anda dapat melihat surat korespondensi (Spool) yang dihasilkan dan dapat mencetaknya. (Perbezaan dari F.61 adalah, di F.64 Anda juga dapat melakukan operasi lain (seperti delete, print preview, dll.) Untuk permintaan surat-menyurat yang telah dibuat.)
Spool yang dihasilkan dapat dilihat dan dicetak dari transaksi SP02 atau Sistem> permintaan Spool Sendiri.
Surat Menyurat Melalui E-mel
Kekalkan alamat e-mel dalam pengaturan di master pelanggan / vendor> Data Umum> Tab Alamat> Komunikasi dan pilih kaedah komunikasi sebagai e-mel.
Simpan juga id e-mel di pelanggan / master vendor> Data Kod Syarikat> Tab Korespondensi.
Kemudian surat-menyurat untuk pelanggan / vendor ini akan dihasilkan dalam format e-mel dan bukan hasil cetak (Dengan mengambil kira tetapan keluar pengguna yang dibuat untuk menentukan kaedah komunikasi di jalan keluar pengguna yang diberikan dalam slaid berikutnya.)
(Catatan: Anda juga boleh membuat pengaturan untuk output Faks dengan memilih komunikasi standard sebagai FAX dan mengekalkan No. Fax.)
Artikel ini disumbangkan oleh Manisha Singh